Czy notariusz może kserować dowód osobisty podczas czynności?
Tak. Notariusz może kserować dowód osobisty, ale wyłącznie wtedy, gdy istnieje wyraźna podstawa prawna oraz bezpośredni związek z wykonywaną czynnością notarialną lub obowiązkami wynikającymi z przepisów AML CFT, a zakres utrwalonych danych musi być ograniczony do niezbędnego minimum zgodnie z RODO [1][2]. Uprawnienie to wynika z faktu, że notariusze należą do grupy instytucji obowiązanych i w określonych sytuacjach muszą identyfikować klienta oraz dokumentować przebieg czynności [1][3].
Czy notariusz może kserować dowód osobisty podczas czynności?
Tak, ale nie zawsze. Notariusz może sporządzić kopię dowodu osobistego wyłącznie w granicach przewidzianych przez prawo, jeśli jest to konieczne do realizacji konkretnej czynności notarialnej lub zastosowania środków bezpieczeństwa finansowego na mocy przepisów przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu AML CFT [1]. W praktyce dotyczy to sytuacji, w których notariusz musi zweryfikować tożsamość strony oraz zachować dokumentację potwierdzającą prawidłowość dokonanej czynności [1][3].
Jaka jest podstawa prawna kopiowania dowodu przez notariusza?
Organ nadzorczy wskazał wprost, że notariusze są instytucjami obowiązanymi, co uprawnia ich do wykonywania kopii dokumentów tożsamości na potrzeby czynności objętych przepisami, w tym na potrzeby stosowania środków bezpieczeństwa finansowego AML CFT oraz dokumentowania przebiegu czynności [1]. Uprawnienie to nie jest ogólne, lecz wynika z określonych obowiązków i musi mieć ścisły związek z celem prawnie uzasadnionym, jakim jest identyfikacja i weryfikacja klienta oraz archiwizacja materiału dowodowego w aktach sprawy [1][4][5].
Na czym polega zasada minimalizacji danych i jak ogranicza kserowanie?
Zasada minimalizacji danych z RODO wymaga, by przetwarzać tylko te dane, które są niezbędne do osiągnięcia konkretnego celu. Oznacza to, że samo wykonanie kopii nie daje prawa do dowolnego utrwalania wszystkich informacji z dokumentu. Utrwalić można tylko zakres potrzebny do weryfikacji tożsamości i udokumentowania czynności, a zbędne dane należy ograniczyć lub wykluczyć w procesie kopiowania i przechowywania [1][2]. W praktyce przekłada się to na ocenę niezbędności jeszcze przed sporządzeniem kopii oraz stosowanie rozwiązań organizacyjnych w kancelarii zgodnych z RODO [4][5].
Kiedy sporządzenie kopii dowodu jest niezbędne?
Wówczas, gdy przepisy lub charakter danej czynności wymagają nie tylko okazania dokumentu, lecz także utrwalenia potwierdzenia prawidłowej identyfikacji. Dotyczy to sytuacji, w których notariusz ma obowiązek udokumentować weryfikację tożsamości oraz zastosowanie środków bezpieczeństwa finansowego, a kopia stanowi element akt sprawy i potwierdza zgodność danych przedstawionych przy czynności [1][3]. Kierunek interpretacyjny jest ostrożny. Kopiowanie ma być incydentalne i ściśle celowe, a nie stosowane rutynowo bez wyraźnej potrzeby [1][6][2].
Jak wygląda procedura weryfikacji tożsamości i dokumentowania czynności?
Procedura obejmuje identyfikację i weryfikację klienta, sprawdzenie autentyczności dokumentu tożsamości i porównanie danych osoby z dokumentem. Jeżeli wymagają tego przepisy AML CFT lub dokumentacyjny charakter danej sprawy, notariusz sporządza kopię dokumentu i dołącza ją do dokumentacji danej czynności, zapewniając zgodność z RODO w zakresie celowości, minimalizacji i bezpieczeństwa przetwarzania [1][3][4][5].
Czym różni się kopia dowodu od poświadczenia zgodności odpisu?
Wykonanie kopii dokumentu tożsamości na potrzeby akt sprawy to co innego niż poświadczenie zgodności odpisu, wyciągu lub kopii. Poświadczenie zgodności jest klasyczną czynnością notarialną i polega na urzędowym potwierdzeniu, że odpis, wyciąg lub kopia odpowiada okazanym oryginałom. Do potwierdzenia zgodności uprawniony jest notariusz, który działa w ustawowo określonych granicach i dokonuje poświadczenia w trybie przewidzianym dla tej czynności [7][8][3]. Jednocześnie także przy tej czynności obowiązują wymogi celu oraz adekwatności przetwarzanych danych [3].
Jakie dane z kopii mogą być przetwarzane i jak długo?
Zakres danych musi być ograniczony do niezbędnego minimum, a ich przetwarzanie musi pozostawać wprost powiązane z celem identyfikacji i udokumentowania czynności. Kancelaria notarialna wdraża rozwiązania zgodne z RODO, w tym kontrolę dostępu, właściwy cel przetwarzania i adekwatny zakres danych. Dane przechowuje się tylko przez okres konieczny do realizacji obowiązku prawnego oraz udokumentowania czynności w aktach zgodnie z właściwymi regulacjami kancelaryjnymi i zasadami ochrony danych [1][4][5].
Czy notariusz może przechowywać kopię w aktach i na jakich zasadach?
Tak, jeśli wykonanie kopii było niezbędne i prawnie uzasadnione. Kopia stanowi wówczas element dokumentacji sprawy i podlega ochronie zgodnie z RODO, politykami bezpieczeństwa kancelarii oraz przepisami branżowymi dotyczącymi prowadzenia akt notarialnych. Przechowywanie jest dopuszczalne tylko w zakresie i przez czas potrzebny do realizacji celu, dla którego kopię sporządzono [1][4][5].
Jakie są koszty i czas poświadczenia kopii?
W materiałach branżowych wskazano, że poświadczenie kopii dwóch stron dowodu osobistego wiązało się z opłatą 14,76 zł, natomiast poświadczenie dziesięciostronicowej umowy wynosiło 73,80 zł, a czas realizacji poświadczenia kopii określono jako kilkanaście minut. Wskazane wartości i czasy wynikają z praktyki kancelaryjnej i mogą zależeć od okoliczności danej sprawy [9].
Dlaczego nie wykonuje się kopii dowodu na zapas?
Ponieważ brak ku temu podstawy prawnej i celu. Zasada minimalizacji z RODO i stanowisko organu nadzorczego wymagają, aby kopiowanie odbywało się incydentalnie, wyłącznie wtedy, gdy jest to niezbędne do realizacji obowiązków wynikających z prawa, w szczególności AML CFT, oraz dokumentowania przebiegu czynności. Praktyka wykonywania kopii bez potrzeby naruszałaby te standardy [1][6][2].
Jakie dokumenty tożsamości są akceptowane u notariusza?
W praktyce kancelaryjnej do identyfikacji w trakcie czynności notarialnych standardowo wystarcza okazanie ważnego dowodu osobistego albo paszportu, a ewentualna kopia służy wyłącznie udokumentowaniu przeprowadzonej weryfikacji tożsamości w aktach sprawy, jeśli jest to konieczne i uzasadnione [10].
Co wynika z najnowszych stanowisk UODO i praktyki rynku?
Stanowisko UODO z 16 sierpnia 2022 r. potwierdza, że instytucje obowiązane, w tym notariusze, mogą wykonywać kopie dokumentów tożsamości, o ile przemawia za tym konkretny obowiązek prawny oraz potrzeba stosowania środków bezpieczeństwa finansowego i dokumentowania czynności [1]. Jednocześnie interpretacje eksperckie i materiały branżowe akcentują ostrożność oraz konieczność incydentalnego i celowego kopiowania, a nie praktyki rutynowej [6][9][2][3].
Czy istnieją statystyki dotyczące kopiowania dowodów przez notariuszy?
W dostępnych materiałach nie odnotowano oficjalnych statystyk liczby wykonywanych kopii dokumentów tożsamości przez notariuszy. Dominują interpretacje prawne, stanowiska organu nadzorczego oraz opisy praktyk kancelaryjnych [1][6][9].
Wykorzystane materiały
- https://uodo.gov.pl/pl/138/2476
- https://powszechnasamoobrona.pl/czy-notariusz-moze-kserowac-dowod-osobisty/
- https://www.kbsr.pl/karta-czynnosci/poswiadczenie-zgodnosci-odpisu-wyciagu-kopii
- https://notariuszogieglo.pl/RODO.pdf
- https://notariuszsynal.pl/notariusz-a-rodo-jak-chronione-sa-twoje-dane/
- https://kpmg.com/pl/pl/wiedza/prawo/czy-kserowanie-dowodow-osobistych-jest-zabronione.html
- https://bip.sochaczew.org.pl/artykul/2176/1116/dowody-osobiste
- https://bip.wasilkow.pl/poradnikinteresanta/wniosek-o-dowod-osobisty-urzad-miejski-gmina-wasilkow-1.html
- https://www.notalot.pl/wiedza/podstawowe-czynnosci-notarialne/poswiadczenie-dokumentow/
- https://www.notalot.pl/wiedza/procedury-i-formalnosci/dokumenty-do-notariusza/
CyberThreat.pl to zespół pasjonatów i ekspertów cyberbezpieczeństwa, którzy przekładają skomplikowane zagadnienia na praktyczne porady i rzetelne analizy. Wierzymy, że wiedza i świadomość to najlepsza ochrona przed zagrożeniami cyfrowego świata. Nasze treści tworzymy z myślą o wszystkich użytkownikach internetu, dbając o wiarygodność, przejrzystość oraz edukację. CyberThreat.pl – szyfrujemy Twoją ciekawość!